La cadena de suministros desde la perspectiva de sistema.

En su acepción más amplia, la teoría general de sistemas se presenta como una forma sistemática y  científica de aproximar y representar la realidad. Al mismo tiempo, juega un papel muy importante  para orientar los análisis desde una perspectiva holística e integradora, en donde lo importante es identificar las relaciones y el comportamiento de los sistemas que a partir de ella emergen.

El enfoque de la teoría de sistemas ha sido aplicado en muy diversos campos contribuyendo  esencialmente a la aparición de fundamentos y movimientos teóricos en las áreas de estudio. Por lo anterior, la aplicación de los sistemas en el desarrollo de la logística y en particular de la cadena de suministro no es la excepción.

La utilización de la teoría general de los sistemas para explicar el funcionamiento de la cadena de  suministro, pretende identificar las bases teórico-metodológicas que influyen en la formación de la  cadena y los tipos de relación entre sus elementos. El análisis de la cadena de suministro con un  enfoque de sistema, permite desarrollar un marco teórico de referencia para la toma de decisiones  en el proceso de su diseño.

La aplicación de la teoría de sistemas para el análisis de la cadena de suministro hace necesario,  primeramente conocer su filosofía y la identificación aproximada de sus elementos. Con ello, el análisis se puede centrar en la definición de la cadena de suministro desde el enfoque de sistemas,  destacando la influencia de su conformación en la teoría general de los sistemas y viceversa. Para  tratar de interpretar las relaciones funcionales y formales de los aspectos más relevantes de la cadena de suministro, se toma un caso de estudio como elemento de apoyo y referencia para ilustrar el análisis. Antes, este capítulo atiende, a grandes rasgos, las limitaciones funcionales que produce  el tipo de organización de las empresas que participan en la cadena de suministro.

Las empresas como sistemas abiertos: Sistema es un conjunto de partes interrelacionadas que existe para alcanzar un determinado  objetivo. Cada parte del sistema puede ser un organismo, un departamento o un subsistema. Todo  sistema está, por lo tanto, constituido por varios subsistemas, los cuales pueden recibir diferentes  denominaciones. Por otro lado todo sistema es parte integrante de otro sistema mayor (microsistema o suprasistema).

Así cada sistema puede ser considerado un subsistema de un sistema o un microsistema constituido por varios sistemas. En realidad las empresas, como todos los organismos vivos, funcionan como sistemas y los sistemas viven en ambientes o medios. Ambiente es todo aquello es aquello que  envuelve externamente al sistema.

Todo sistema presenta los siguientes componentes: entradas, procesador, salidas y retroacción o  retroalimentación.

·         Entradas: constituyen todo aquello que entra al sistema y que proviene del ambiente. Las salidas (inputs) son los insumos que el sistema obtiene del ambiente para poder funcionar.

·     Procesador: es el procesamiento (throughput) o transformación que el sistema realiza  sobre las entradas para proporcionar las salidas. El procesador es el funcionamiento interno  del sistema. En el procesador trabajan varios sistemas dentro de relaciones de interdependencia.

·  Salidas: constituyen todo aquello que sale del sistema hacia el ambiente. Las salidas  (outputs) son los resultados o productos del sistema que son colocados en el ambiente, es  todo recurso que la empresa produce como resultado del procesamiento o de sus  operaciones.

·         Retroacción o retroalimentación: es la influencia de las salidas del sistema sobre las  entradas, para ajustarlas o regularlas al funcionamiento del sistema. La retroacción  (feedback) o retroalimentación es un mecanismo de equilibrio para que el sistema pueda  funcionar dentro de ciertos límites. Así existen dos tipos de retroacción: la positiva y la  negativa. La retroacción positiva acelera o aumenta las entradas para equilibrarlas con las  salidas, cuando éstas son mayores. La retroacción negativa retarda o disminuye las entradas  para equilibrarlas con las salidas, cuando éstas son menores.

La figura muestra como las empresas actúan como sistemas, ya que obtienen del ambiente los  recursos necesarios para su funcionamiento, los procesan a través de sus subsistemas y devuelven al  ambiente los productos o servicios para su utilización. A medida que la empresa coloca en el ambiente los resultados de sus operaciones, se produce la retroalimentación para regular las  entradas a las salidas, para mantener el sistema en equilibrio constante.

Los sistemas cerrados funcionan dentro de relaciones predeterminadas de entradas y salidas (causa y efecto o estímulo y reacción) y mantienen un intercambio también predeterminado con el  ambiente externo.

Determinadas entradas producen determinadas salidas, como es el caso de las máquinas y equipos: un volumen de entradas de materias primas produce una cantidad determinada de salida de  productos acabados; un determinado voltaje de entrada produce una determinada salida de revoluciones del motor. Por eso, los sistemas cerrados también se denominan sistemas mecánicos o determinísticos, pues sus relaciones de entradas/salidas pueden ser expresadas mediante ecuaciones matemáticas. Además los sistemas cerrados tienen pocas entradas y pocas salidas, que son bien conocidas y determinadas.

Otro aspecto muy conocido de estos sistemas es que ellos alcanzan sus objetivos de una manera única y exclusiva.

Los sistemas abiertos son mucho más complicados. Funcionan dentro de relaciones de entradas y de salidas (relaciones de causa y efecto o estímulo y reacción) desconocidas o indeterminadas y mantienen un intercambio intenso, complejo e indeterminado con el ambiente externo.

Los sistemas abiertos tienen una infinidad de entradas y salidas que no son bien conocidas ni  determinadas, lo que provoca la complejidad y la dificultad de graficar el sistema. Por eso los sistemas abiertos también se llaman sistemas orgánicos o probabilísticos, pues sus relaciones de entradas y salidas están sujetas a la probabilidad y no a la certeza.

Todos los sistemas vivos (los seres humanos, los organismos vivos, las empresas, las organizaciones sociales, etc.) son sistemas abiertos. Otro aspecto importante de los sistemas vivos es que ellos puedan alcanzar sus objetivos de diferentes maneras, es lo que los biólogos llaman equifinalidad. La equifinalidad muestra cómo los sistemas abiertos son flexibles y adaptables a diferentes circunstancias ambientales.

En todo sistema, las salidas de cada subsistema constituyen las entradas de otros subsistemas, de modo que cada subsistema depende de los demás. Las entradas de un subsistema dependen de las  entradas de otros subsistemas, y así sucesivamente. Estas interrelaciones de salidas/entradas entre las partes son las comunicaciones o interdependencias que existen dentro del sistema.

En todo sistema, hay una compleja red de comunicaciones entre los subsistemas. Las  interdependencias entre los subsistemas hacen que el sistema siempre funcione como una totalidad. Cuanto más intensa es la red de comunicaciones, tanto más cohesionado será el sistema, al punto de  que su funcionamiento total es mayor que la suma de sus partes. Es lo que se denomina sinergia.

La sinergia es un efecto multiplicador, en que las partes (los subsistemas) se ayudan mutuamente  para que el resultado global sea multiplicado. Por otro lado, cuanto más frágil sea la red de  comunicaciones más disgregado es el sistema, hasta el punto de que su funcionamiento global es  menor que la suma de sus partes. Es lo que se denomina entropía.

La entropía es un efecto de  pérdida en las interrelaciones entre las partes, que provoca que el resultado global sea mucho menor  que la suma de las partes. Además la entropía logra que el sistema se desintegre gradualmente, ya  que pierde energía y sustancia.

Las empresas constituyen sistemas abiertos en constante y complejo intercambio con su ambiente  externo. Las empresas obtienen recurso del ambiente a través de sus entradas, procesan y  transforman esos recursos internamente y devuelven al ambiente, a través de sus salidas, el  resultado de ese procesamiento y transformación. La relación de entradas y salidas indica la  eficiencia del sistema. Esto significa que cuanto mayor es el volumen de salidas en relación con un  determinado volumen de entradas, tanto más eficiente será el sistema. Por otro lado, la eficacia del  sistema reside en la relación entre sus salidas y los objetivos que el sistema pretende alcanzar. Esto  significa que mientras sus salidas o resultados alcancen más los objetivos propuestos, tanto más  eficaz será el sistema.